ZAPYTANIE OFERTOWE

(zamówienie którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 30.000 EUR)

Proszę o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

I. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia usługa polegająca na realizacji 4 spotkań on-line wraz z transmisją:

• #5 „Przegląd Technologiczny” (IV tydzień września 2020, godz. 10:00-13:00),
• #6 „Przegląd Technologiczny” (IV tydzień października 2020, godz. 10:00-13:00),
• #21 Creative Mikser (październik 2020, godz. 18:00-20:00),
• #7 „Przegląd Technologiczny” (IV tydzień listopada 2020, godz. 10:00-13:00).

„Przeglądy Technologiczne” to cykliczne spotkania, stanowiące platformę dialogu między środowiskiem innowacyjnych podmiotów a samorządem. Celem spotkań jest prezentacja przez firmy innowacyjnych technologicznie rozwiązań z obszaru miast innowacyjnych reprezentantom Urzędu m.st. Warszawy i uczestnikom spotkania: przedstawicielom instytucji otoczenia biznesu, organizacji, korporacji i startupów. Każdorazowo prezentuje się od 6 do 12 firm (prelegenci).
Po 10-minutowej prezentacji następuje moderowana sesja Q&A (5 minut). Spotkania moderowane są przez pracowników Urzędu m.st. Warszawy. Za rekrutację prelegentów i uczestników spotkania odpowiada Zamawiający (łącznie ok. 40 osób). Tradycyjnie spotkania odbywały się w ZODIAKU – Warszawskim pawilonie Architektury. Kolejne edycje wydarzenia mają odbyć się w łączonej formule – stacjonarnie i on-line. Planowana tematyka spotkań w 2020 r. – technologie w walce
z Covid-19, VR, innowacje technologiczne w kulturze.

Creative Mikser stanowi cykliczne wydarzenie realizowane we współpracy Urzędu m.st. Warszawy i British Council na rzecz sieciowania przedsiębiorców sektora kreatywnego. Podczas spotkania prezentują się eksperci z Wielkiej Brytanii oraz przedstawiciele warszawskich środowisk kreatywnych (od 3 do 4 prezentacji). Spotkanie jest moderowane oraz tłumaczone (tłumaczenie dwustronne języki polski-angielski oraz PJM). Za rekrutację prelegentów i uczestników spotkania odpowiadają Zamawiający i British Council (łącznie ok. 300 osób). Spotkania dotychczas odbywały się stacjonarnie w ciekawych warszawskich przestrzeniach kojarzonych z biznesem i przemysłami kultury. Kolejna edycja wydarzenia zostanie przeprowadzona w formule on-line. Tematyka spotkania w 2020 r. – circular economy.

II. Szczegółowy zakres zamówienia:

1. Każde spotkanie zostanie tak przygotowane przez Wykonawcę, aby podczas trwania transmisji wideo była możliwość wyświetlania w trybie pełnoekranowym lub PiP:

• graficznych plansz informacyjnych,
• prezentacji Power Point ekspertów,
• pytań zadawanych przez uczestników wydarzenia (po wcześniejszej moderacji),
• odniesień do stron internetowych lub treści stron internetowych,
• czata z funkcją moderacji umożliwiającego uczestnictwo w wydarzeniu osobom, które uprzednio zadeklarowały chęć uczestnictwa w spotkaniach (rejestracja on-line)
  z funkcją moderacji,
• niepełnej sylwetki tłumacza migowego w dolnym, prawym rogu ekranu.

2. Rejestracja spotkań „Przeglądy Technologiczne”, będzie realizowana w zaaranżowanym specjalnie do tego celu Pawilonie Gospodarczym w ZODIAKU – Warszawskim Pawilonie Architektury. Miejsce rejestracji spotkania Creative Mikser zostanie wskazane w terminie późniejszym przez Zamawiającego, przy czym prelegenci będą przebywać we własnych pomieszczeniach, natomiast tłumacze oraz ekipa techniczna może skorzystać z lokalu zapewnionego przez m.st. Warszawę. Ze względu na sytuację epidemiologiczną Zamawiający ma prawo wskazać inne równoległe lokalizacje nagrania spotkań,
np. z pomieszczenia eksperta/ekspertów.

3. Wytyczne techniczne:

• zaaranżowanie mini studia przy użyciu mobilnego zestawu realizacyjnego, kamer, mikroportów oraz oświetlenia w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;
• użycie profesjonalnych kamer jakości FullHD (2 kamery) wraz z oświetleniem oraz
  z mikroportami oraz zapewnienie łączności pomiędzy operatorem/operatorami,
  a realizatorem - z profesjonalną obsługą operatorską;
• zapewnienie tłumacza/ki języka migowego ze znajomością języków polskiego
  i angielskiego oraz dodatkowej kamery do realizacji tłumaczenia,
• w przypadku spotkania Creative Mikser dodatkowo zapewnienie tłumaczenia symultanicznego dwustronnego w kombinacji języków angielski-polski oraz osprzętu dla tłumaczy symultanicznych;
• zapewnienie profesjonalnej obsługi w zakresie realizacji wizji i dźwięku debat, zapewnienie braku usterek obrazu i dźwięku, prawidłowa synchronizacja obrazu
  i dźwięku – opóźnienie/wyprzedzenie fonii względem sygnału wizji nie powinno przekraczać wartości -20/+40 ms.
• udostępnienie wysokowydajnej platformy do połączenia uczestników debat;
• przygotowanie oprawy graficznej na bazie identyfikacji wizualnej dostarczonej przez Zamawiającego, w tym: plansze, czołówka, tyłówka, wizytówki;
• realizacja streamingu debat w rozdzielczości minimum 720p (preferowana rozdzielczość 1080 w zależności od możliwości technicznych miejsca nagrania/realizacji);
• realizacja nagrania audio i video oraz dostarczenie ich Zamawiającemu na nośniku Wykonawcy; nagrania będą udostępnione w mediach społecznościowych i na YouTube;
• w przypadku zdalnej obecności prelegentów - licencje do odpowiedniego oprogramowania na komputerach ekspertów oraz przetestowanie wraz z ekspertami i przeszkolenie ekspertów zdalnie z używania oprogramowania (w terminie ustalonym z Zamawiającym nie później niż 2 dni przed transmisją);
• przygotowanie materiałów w wersji dostępnej cyfrowo zgodnie z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;

4. Wykonawca zapewni awaryjne zabezpieczenie każdej transmisji (w tym: dodatkowe łącze transmisji, dodatkowy serwer streamingowy, dodatkowy sprzęt zapewniający prawidłową realizację transmisji).

5. Wykonawca zapewni możliwość zadawania pytań przez uczestników spotkania
w narzędziu do transmisji.

6. Parametry techniczne transmisji mogą ulec zmianie, pod warunkiem obustronnego zaakceptowania nowych parametrów przez Zamawiającego.

7. W ramach spotkania Creative Mikser wykonawca przygotuje trzy 20 sekundowe teasery z wypowiedziami prelegentów, które będą wykorzystane przez Zamawiającego w procesie promocji wydarzenia w mediach społecznościowych.

8. Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów
z nim współpracujących, przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia (oraz roszczeń wynikających z zastosowania materiałów naruszających prawa autorskie).

9. Rekrutacja prelegentów i uczestników spotkań leży po stronie Zamawiającego.

10. Przygotowanie scenariusza poszczególnych wydarzeń zostanie przygotowane we współpracy między Zamawiającym a Wykonawcą.

11. Po każdym spotkaniu Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania sprawozdania z podsumowaniem szczegółowych statystyk z wydarzenia (liczba osób aktywnych na chacie, ewentualne problemy techniczne, rekomendacje dla Zmawiającego co do zmian itp.).

III. Termin realizacji zamówienia: 10 września 2020 r. - 10 grudnia 2020 r.  

IV. Warunki udziału w postępowaniu:

• oferta została złożona w wymaganym terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym;
• oferta została podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu;
• oferta jest czytelna i zgodna z zapytaniem ofertowym (zgodność z opisem przedmiotu zamówienia);
• oferta została złożona na formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego zał. 1
  do zapytania;
• do oferty dołączono wymagane oświadczenie na wzorze stanowiącym zał. 2 do zapytania.

V. Kryteria oceny ofert:

1. Cena brutto oferty;
2. Doświadczenie Oferenta;
3. Wybrana realizacja z portfolio Oferenta i próbka realizacji;
4. Opis techniczny realizacji zadania.

VI. Wagi punktowe lub procentowe poszczególnych kryteriów oceny ofert:

a.         Cena brutto oferty - 40%.

                                      cena najniższej oferty

        Liczba punktów =  -------------------------------------- * 40

                                        cena badanej oferty

 b.         Doświadczenie Oferenta - 30%.

                                        punkty przyznane Oferentowi

        Liczba punktów =  -------------------------------------------------- * 30

                              najwyższa wartość spośród złożonych ofert

                                  za kryterium Doświadczenie Oferenta

 c.         Opis wybranej realizacji z portfolio Oferenta i próbka realizacji - 20%.

                                      punkty przyznane Oferentowi

       Liczba punktów =  -------------------------------------------------- * 20

                          najwyższa wartość spośród złożonych ofert

          za kryterium Opis wybranej realizacji z portfolio Oferenta i próbka realizacji

d.         Opis techniczny realizacji zadania - 10%.

                                   punkty przyznane Oferentowi

       Liczba punktów =  -------------------------------------------------- * 10

                          najwyższa wartość spośród złożonych ofert

                       za kryterium Opis techniczny realizacji zadania.

VII. Opis sposobu przyznania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert:

Ocena końcowa = liczba punktów w kryteriach a + b + c + d. Łącznie badana oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Oferty zostaną ocenione przez 3-osobowy zespół składający się z przedstawicieli Urzędu m.st. Warszawy.

Opis sposobu punktacji za spełnianie poszczególnych kryteriów:

VIII. Pozostałe zasady wyboru najkorzystniejszej oferty: 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty w następujących przypadkach:

• gdy zawiera rażąco niską cenę, a gdy Oferent nie odpowie na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny lub gdy Zamawiający uzna wyjaśnienia za niewystarczające. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferenta do złożenia wyjaśnień dotyczących zaproponowanej przez niego ceny w przypadku, gdy cena ta jest niższa o co najmniej 30% od pozostałych złożonych ofert lub wartości zamówienia (w przypadku, gdy została złożona jedna oferta);
• gdy oferta uzyska w kryteriach jakościowych łącznie mniej niż 50% łącznej maksymalnej liczby punktów, które oferta może w tych kryteriach otrzymać;
• gdy nie spełni warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt IV.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z Oferentami, którzy wezmą udział w niniejszym postępowaniu. Zamawiający dopuszcza zorganizowanie spotkania z Oferentami w celu zaprezentowania i zreferowania złożonych przez nich ofert. W przypadku, gdy cena oferty uznanej, wg powyższych kryteriów (w tym po uwzględnieniu ew. negocjacji cenowych), za najkorzystniejszą, przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu niniejszego zamówienia, może on wówczas unieważnić niniejsze zapytanie ofertowe.

IX. Termin składania ofert: 26 sierpnia 2020 r.

Ofertę (skan) wraz z załącznikami prosimy przesłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie (Dorota Dobrzyńska, ddobrzynska@um.warszawa.pl, tel.: 22 443 34 91). Dopuszcza się możliwość przesłania oferty wskazując w wiadomości e-mail link do oferty i załączników za pomocą ogólnodostępnego serwisu umożliwiającego przesyłanie danych (np. WeTransfer, GoogleDrive).

X. Warunki zmiany umowy i inne postanowienia istotne dla realizacji przedmiotu zamówienia:

Umowa dot. realizacji zamówienia określonego w niniejszym zapytaniu ofertowym może zostać zmieniona, jeżeli nastąpi zmiana okoliczności uniemożliwiająca realizację zamówienia zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. W przypadku, gdy cena wybranej najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu niniejszego zamówienia, może on wówczas odstąpić od podpisania umowy.

XI. Kontakt:

Ewentualne pytania proszę kierować do:

• Dorota Dobrzyńska, ddobrzynska@um.warszawa.pl, tel.: 22 443 34 91.
• Jan Krzyżanowski, jkrzyzanowski@um.warszawa.pl, tel.: 22 443 02 47.