Warunki realizacji zamówienia:

1. OPIS PRZEDMIOTU EWALUACJI:

1.1 Cele ewaluacji projektu NOVUS

•     ocena sposobu planowania działań projektowych, w tym identyfikowania problemów i sposobów ich rozwiązywania
•     ocena sposobu zarządzania projektem na poziomie całego projektu oraz każdego Partnera, w tym komunikacji na poziomie Partnerstwa oraz każdego Partnera
•     ocena realizacji polityki równych szans w ramach projektu

1.2 Zakres badania

Badaniem objęci zostaną wszyscy Partnerzy projektu oraz Lider. Szczególny nacisk zostanie położony na zarządzanie projektem oraz na efektywność zaplanowanych i realizowanych w ramach projektu działań.

1.3 Sposób realizacji badania

Badanie zostanie zrealizowane w oparciu o analizy danych zastanych (desk research) oraz badanie terenowe z zastosowaniem zróżnicowanych  metod i technik badawczych.

2. OPIS OGÓLNYCH RAM EWALUACJI

2.1 Kryteria

Wykonawca dokona oceny zebranego materiału na podstawie następujących kryteriów ewaluacyjnych:

-skuteczności  rozumianej jako terminowa i poprawna (zgodna z procedurami, przejrzysta)  realizacja zadań projektowych,

- trafności rozumianej jako trafność założonych celów projektu oraz zaplanowanych działań w odniesieniu do zidentyfikowanych w poszczególnych urzędach problemów,

-efektywności rozumianej jako efektywność kosztowa, a więc relacji kosztów zrealizowanych zadań w odniesieniu do efektów tych zadań.

- trwałości efektów rozumianej jako trwanie pozytywnych efektów projektu na poziomie celu po zakończeniu realizacji projektu, a także możliwości utrzymanie się wpływu tego projektu w dłuższym okresie na procesy rozwoju na poziomie miast Partnerskich.

Ocena przeprowadzona zostanie na poziomie całego projektu oraz na poziomie poszczególnych Partnerów oraz Lidera.

2.2 Kluczowe pytania badawcze

Badanie ewaluacyjne ma na celu udzielenie odpowiedzi na następujące pytania badawcze:

2.2.1. Skuteczność działań projektowych

a)      Czy zaplanowane w projekcie działania rozwiązały/zmniejszyły potrzeby zidentyfikowane w urzędach?

b)      Czy przy realizacji działań projektowy pojawiły się braki/potrzeby, które nie zostały uwzględnione na etapie planowania projektu?

c)      Czy środki, które zostały przeznaczone na realizację projektu były wystarczające w stosunku do zakładanych celów?

d)      Czy zasoby ludzkie były wystarczające do realizacji projektu?

e)      Czy wyniki projektu odpowiadają założonym celom?

f)        Jeżeli wyniki odbiegają od celów, należy wyjaśnić skąd wzięły się rozbieżności?

2.2.2 Zarządzanie projektem

a)      Czy przyjęty sposób zarządzania projektem na poziomie Partnerstwa pozwolił na terminową i efektywną realizację projektu?

b)      Czy sposób zarządzania projektem u poszczególnych Partnerów pozwolił na terminową i efektywną realizację projektu?

c)      Czy komunikacja na poziomie Partnerstwa oraz poszczególnych Partnerów była skuteczna? Jakie były zakłócenia w komunikacji?

d)      W którym z miast partnerskich sposób zarządzania jest najbardziej efektywny w kontekście realizacji projektów?

e)      Jakie są dobre praktyki w JST dotyczące zarządzania projektami?

f)        Jakie były mocne i słabe strony zarządzania projektem?

2.2.3 Wdrażanie projektu

a)      Czy pojawiły się sposoby, które mogłyby poprawić wdrażanie projektu?

b)      Określenie zdolności wdrażania projektu na poziomie miast partnerskich

c)      Jakie oczekiwania na poziomie samorządowym (miast partnerskich) są formułowane w stosunku do projektu?

d)      Jaka jest wartość dodana projektu?

e)      Czy wystąpiły jakieś efekty projektu, które nie były zakładane? (pozytywne i negatywne)?

f)        Czy nawiązane pomiędzy miastami partnerskimi kontakty się sprawdziły?

g)      Czy nawiązana współpraca między miastami będzie kontynuowana (trwałość)?

h)      Propozycje i sugestie dotyczące przyszłych projektów

i)        badanie potencjalnych obszarów realizacji kolejnych projektów miękkich, które byłyby kontynuacją zmian i usprawnień zainicjowanych projektem "NOVUS",

j)        Identyfikacja potencjalnych możliwości uzyskania funduszy na realizację podobnych projektów.

2.2.4 Równość szans

a)      Czy przestrzegana była zasada równego dostępu do udziału w projekcie bez względu na płeć, wiek czy też inne czynniki?

Wykonawca może zaproponować dodatkowe pytania badawcze.

2.3 Metody i techniki badawcze

W realizacji badania wykonawca powinien skorzystać z następujących metod badawczych i analiz:

-          analizy dokumentów i danych zastanych,

-          pogłębionych wywiadów indywidualnych – min. 1 u każdego Partnera,

-          studium przypadków min. 5,

-          analizy eksperckiej z wykorzystaniem danych zastanych oraz danych uzyskanych w toku realizacji badań terenowych.

Wykonawca może zaproponować zastosowanie dodatkowych metod badawczych.

3. WYMAGANIA DOTYCZĄCE METODOLOGII BADANIA

3.1. WYMAGANIA OGÓLNE

Wykonawca przedstawi pełną metodologię badania w ramach złożonej oferty. Metodologia badania musi gwarantować uzyskanie odpowiedzi na wszystkie  pytania badawcze wskazane w  pkt 2.2. Zamawiający oczekuje, że badanie zostanie wykonane z zastosowaniem metod i technik badawczych wymienionych w pkt 2.3. Wykonawca może zaproponować zastosowanie dodatkowych metod i/lub technik badawczych. 

4. RAPORTOWANIE

Realizując Zamówienie Wykonawca dostarczy następujące dzieła:

1. Raport metodologiczny.

• termin dostarczenia dzieła: 10 lutego 2012 r.

2. Raporty z realizacji studiów przypadku prezentujące zgromadzony materiał badawczy.

• termin dostarczenia dzieła: 2 marca 2012 r.

3. Wstępna wersja raportu końcowego.

• termin dostarczenia dzieła: 9 marca 2012 r.

4. Ostateczna wersja raportu końcowego wraz z dokumentami zawierającymi zgromadzony materiał badawczy.

• termin dostarczenia dzieła: 16 marca 2012 r.

4. Multimedialną prezentację wyników. Prezentacja zostanie dostarczona w formacie MS Power Point.

• termin dostarczenia dzieła: 16 marca 2012 r.

RAPORT METODOLOGICZNY zawierał będzie następujące elementy:

1. Szczegółowy opis procesu realizacji Zamówienia ze wskazaniem harmonogramu oraz zakresem obowiązków i podziałem odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu ewaluatorów (ekspertów i badaczy terenowych);

 2. Szczegółowy opis metodologii (metod i technik badawczych) wraz z przypisaniem poszczególnych metod i technik odpowiednim pytaniom badawczym;

3. Narzędzia badawcze przewidziane do wykorzystania w badaniu;

4. Szczegółowy opis grup badawczych i sposobu doboru prób;

5. Schemat oceny wraz ze szczegółowym opisem skal oceny. 

RAPORT KOŃCOWY zawierał będzie następujące elementy:

1. Streszczenie najważniejszych wniosków i rekomendacji;

2. Opis metodologii;

3. Opis procesu badawczego i jego ograniczeń;

4. Prezentacja najważniejszych wyników badania;

5. Odpowiedzi na pytania badawcze;

6. Pogłębione analizy i wnioski, z uwzględnieniem analiz i wnioskowania prowadzonych na dwóch  poziomach:

•        poziomie poszczególnych Partnerów,
•        poziomie całego Partnerstwa.

7. Rekomendacje, ze wskazaniem proponowanych działań oraz przypisanych im adresatów zostaną przedstawione w formie tabeli.

8. Zgromadzony materiał badawczy (w formie załączników), w tym:

•     kwestionariusze ankietowe,
•    scenariusze dla badań jakościowych,
•       zapis dźwiękowy oraz ewentualne transkrypcje pogłębionych wywiadów indywidualnych,
•       listy osób, z którymi przeprowadzono wywiady indywidualne oraz wywiady w ramach studiów przypadku,
•      lista dokumentów wykorzystanych w analizie desk-research.

Wykonawca będzie realizował ww zadanie w ścisłej współpracy z Zamawiającym.

Oferta powinna zawierać opis propozycji realizacji opisanego wyżej zadania, wykaz doświadczenia Wykonawcy w realizacji podobnych zadań, wykaz doświadczenia ekspertów realizujących zadanie, proponowaną cenę netto i brutto za realizację szkolenia.

II Kryterium oceny ofert:

- cena 60%

- doświadczenie wykonawcy i ekspertów 20%

- zaproponowany sposób realizacji zadania 20%.

Oceniając doświadczenie oferenta będziemy brali pod uwagę:

•         Doświadczenie w realizacji podobnych badań dla jednostek samorządu terytorialnego;
•         Doświadczenie ekspertów oddelegowanych do realizacji zadania w realizacji badań;

Oceniając sposób realizacji zadania będziemy brali pod uwagę:

•       Czy zaproponowany sposób realizacji zadania uwzględnia wszystkie przewidziane metody badawcze oraz ewentualnie dodatkowe, czy harmonogram realizacji prac pozwala na przedstawienie wyników prac zgodnie z terminami podanymi w niniejszym zapytaniu. 

Uwagi:

Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku. Nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Przedłożony szacunek kosztów będzie podstawą do rozpoczęcia negocjacji w trybie poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych (art. 4 pkt. 8 Dz. U. Nr 223 poz. 1655,z późn. zm.)

Jeśli są Państwo zainteresowani współpracą z nami w ww. zakresie proszę o przesłanie oferty w terminie do 20 stycznia 2011 r. (piątek) do godz. 16.00.

Ofertę prosimy przesłać pocztą na adres:

Biuro Funduszy Europejskich, pl. Defilad 1, skr. poczt. 5, 00-901 Warszawa 134,  pocztą elektroniczną na adres: mszeremeta@um.warszawa.pl lub faxem na numer: 22 443 07 98.