Informator Europejski

Informator Europejski

Czy wiesz, że...

10 tys. zł

przypada ze środków unijnych na każdego mieszkańca Warszawy.

6,7 mld zł

 to łączna kwota, która wpłynęła na konto m. st. Warszawy z UE w latach 2005-2017

9,7 mld zł

to kwota pozyskana ze środków Unii Europejskiej w latach 2007-2013.

Budowa II linii metra

to największa spośród realizowanych w Polsce inwestycja samorządowa, która uzyskała dofinansowanie z Funduszu Spójności.

17,6 mld zł

to łączna wartość dofinansowania projektów miejskich

Facebook

Zapytanie ofertowe na organizację spotkań networkingowych

Increase Normal Decrease
opublikowano: Piątek, 15 Lutego, 2019 - 08:32, jkrzyzanowski

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

(zamówienie którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty
30.000 EUR – art. 4 pkt 8 ustawy PZP)

 

Prośba o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

 

1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zapytania jest organizacja cyklu minimum 12 spotkań networkingowych dla przedsiębiorców z sektora kreatywnego. Celem spotkań połączonych z wykładami/ szkoleniami eksperckimi jest zainicjowanie kontaktów biznesowych pomiędzy przedsiębiorcami, prezentacja firm z branż kreatywnych oraz wymiana wiedzy i doświadczeń z zakresu rozwoju firm sektora kreatywnego. Miejsce spotkań to Centrum Kreatywności Targowa (ul. Targowa 56). Grupą docelową spotkań są przedsiębiorcy sektora kreatywnego a w tym najemcy biur Centrum Kreatywności Targowa. Cykl spotkań ma być uzupełnieniem oferty oraz wpisywać się w cele Centrum Kreatywności Targowa ( dostępne na stronie http://firma.um.warszawa.pl/projekty/centrum-kreatywnosci-targowa-56/).


W ramach realizacji przedmiotu zamówienia do Wykonawcy należeć będą następujące działania:

a)      Przedstawienie koncepcji organizacji spotkań networkingowych z uwzględnieniem :

- określenia nazwy cyklu, tytułów poszczególnych spotkań i zakresu tematycznego z uzasadnieniem wyboru;

- opracowania harmonogramu spotkań oraz agendy poszczególnych spotkań;

- opisania profilu eksperta/ów z krótkim uzasadnieniem wyboru;

- opisanie profilu prowadzącego/ych z krótkim uzasadnieniem wyboru;

- udział w spotkaniach będzie bezpłatny dla uczestników;

- w każdym spotkaniu powinno wziąć udział min. 15 osób ;

- czas trwania każdego ze spotkań to min. 3 godziny;

- spotkania odbędą się w udostępnionych przez Zamawiającego salach konferencyjnych w Centrum Kreatywności Targowa (komputer, rzutnik, ekran, krzesła, itp.), po uzgodnieniu terminów przez Zamawiającego i Wykonawcę. Aranżacja i ustawienie sali na potrzeby spotkań będzie należała do Wykonawcy;

- przedstawienia projektu budżetu, ze wskazaniem kosztów poszczególnych działań w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów promocji.

b)      Rekrutacja uczestników - określenie terminów działań rekrutacyjnych i ich form, przy czym szkolenia będą dostępne dla przedsiębiorców sektora kreatywnego spełniających ustalone z Zamawiającym kryteria po uprzedniej rejestracji;

c)       Przedstawienie koncepcji promocji spotkań i jej realizacja, obejmująca działania promujące etap rekrutacji (każdego spotkania), poszczególne spotkania a w tym wykorzystanie nowoczesnych form komunikacji z grupą docelową ( np. streaming wydarzenia, krótkie relacje video ze spotkań, możliwość zadawania pytań online itp.); oraz miejsce, w których się odbędą. Opracowanie graficzne materiałów promocyjnych do umieszczenia na FB i stronie www.firma.um.warszawa.pl z uwzględnieniem systemu identyfikacji dostarczonej przez Zamawiającego;

d)      Zapewnienie poczęstunku podczas spotkań ( np. kawa i herbata, zimne napoje, drobne przekąski, owoce, itp.);

e)      Udokumentowanie przebiegu każdego spotkania na dowolnym nośniku (fotorelacja);

f)        Zapewnienie niezbędnych materiałów szkoleniowych (w formie elektronicznej lub papierowej);

g)      Zapewnienie tłumacza języka migowego w przypadku zgłoszenia się uczestników wymagających tej formy tłumaczenia;

h)      Bieżące informowanie Zamawiającego o przebiegu realizacji przedmiotu zamówienia (w formie korespondencji elektronicznej);

i)         Ewaluacja i podsumowanie realizacji przedmiotu zamówienia w formie sprawozdania wraz z rekomendacjami w zakresie organizacji i tematyki spotkań sugerowanych do realizacji
w przyszłości.  

 

2. Termin realizacji zamówienia: 18 marca– 10 grudnia 2019 r.  

 

3. Warunki udziału w postępowaniu:

- oferta została złożona w wymaganym terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym;

- oferta została podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu;

- oferta jest czytelna i zgodna z zapytaniem ofertowym (zgodność z opisem przedmiotu zamówienia);

- oferta została złożona na formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego zał. 1 do zapytania;

- do oferty dołączono wymagane oświadczenie na wzorze stanowiącym zał. 2 do zapytania.

 

4. Kryteria oceny ofert:

  1. Cena brutto oferty;
  2. Koncepcja organizacji spotkań networkingowych;
  3. Doświadczenie oferenta , eksperta/ów i prowadzącego/ych;
  4. Koncepcja promocji spotkań;

 

 

5. Wagi punktowe lub procentowe poszczególnych kryteriów oceny ofert:

 

a.          Cena brutto oferty - 40%.

                Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

                                              cena najniższej oferty

                Liczba punktów =  -------------------------------------- * 40

                                                 cena badanej oferty

 

b.         Koncepcja organizacji spotkań networkingowych - 20%.

       Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

                               punkty przyznane oferentowi

Liczba punktów =  -------------------------------------------------- * 20

                       najwyższa wartość spośród złożonych ofert

            za kryterium koncepcja organizacji spotkań networkingowych

 

  1. Doświadczenie oferenta, eksperta/ów i prowadzącego/ych;

               Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

 

                                               punkty przyznane oferentowi

                Liczba punktów =  -------------------------------------------------- * 20

                                    najwyższa wartość spośród złożonych ofert

                 za kryterium doświadczenie oferenta, eksperta/ów i prowadzącego/ych;

 

d.         Koncepcja promocji spotkań - 20%.

       Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

                                punkty przyznane oferentowi

Liczba punktów =  -------------------------------------------------- * 20

                        najwyższa wartość spośród złożonych ofert

                           za kryterium koncepcja promocji spotkań

 

6. Opis sposobu przyznania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert:

Ocena końcowa = liczba punktów w kryterium cena + liczba punktów w kryterium koncepcja organizacji spotkań networkingowych + liczba punktów w kryterium doświadczenie oferenta, eksperta/ów i prowadzącego/ych + liczba punktów w kryterium koncepcja promocji spotkań.

Łącznie badana oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów.

Oferty zostaną ocenione przez 3-osobowy zespół składający się z przedstawicieli Urzędu m.st. Warszawy.

Opis sposobu punktacji za spełnianie poszczególnych kryteriów:

Koncepcja organizacji szkoleń

Kryterium weryfikowane będzie na podstawie uwzględnionych w opisie koncepcji elementów:

  • harmonogram i opis działań przewidzianych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia
  • liczba spotkań przewidzianych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, ponad określone minimum
  • tematy spotkań z uzasadnieniem wyboru
  • dostosowanie zaproponowanego programu spotkań do potrzeb przedsiębiorców sektora kreatywnego
  • opis sposobu rekrutacji uczestników szkoleń
  • spójność, atrakcyjność i oryginalność koncepcji
  • planowany budżet ze wskazaniem kosztów poszczególnych działań (uwzględnienie w ofercie, realność, i   adekwatność kosztów do działań)    
  • opis sposobu ewaluacji

Maksymalna liczba punktów = 20 punktów.

Doświadczenie oferenta, eksperta/ów i prowadzącego/ych

Kryterium dotyczy doświadczenia oferenta w realizacji spotkań networkingowych dla przedsiębiorców, w szczególności spotkań dla przedsiębiorców z branż kreatywnych i weryfikowane będzie na podstawie opisu uwzględniającego liczbę, tematykę oraz odbiorców spotkań organizowanych przez oferenta, a także biogramów zawodowych osób prowadzących spotkania i ekspertów z danej dziedziny. 

Maksymalna liczba punktów = 20 punktów.

Koncepcja promocji spotkań

Kryterium weryfikowane będzie na podstawie uwzględnionych w opisie elementów:

  • zarys koncepcji i harmonogram kampanii promocyjnej
  • opis promocji etapu rekrutacji
  • kanały i narzędzia dotarcia do grupy docelowej
  • formy komunikacji ( np. streaming, dyskusja online itp.)
  • formy promocji i planowane materiały promocyjne
  • opis partnerstw medialnych
  • opis promocji etapu zakończenia realizacji spotkań
    • planowany budżet uwzględniający koszty promocji (uwzględnienie w ofercie, realność i adekwatność kosztów do działań)

Maksymalna liczba punktów = 20 punktów.

 

7. Warunki zmiany umowy i inne postanowienia istotne dla realizacji przedmiotu zamówienia:

Umowa dot. realizacji przedmiotu zamówienia będzie obowiązywała od dnia podpisania. Płatność za wykonanie umowy nastąpi w ciągu 21 dni od otrzymania rachunku lub faktury wystawionej na podstawie pozytywnego protokołu odbioru. Płatność za realizację zadania zostanie rozłożona na transze po zakończeniu wykonywania poszczególnych części zadania.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania wyjaśnień lub uzupełnień złożonej oferty o dokumentację potwierdzającą spełnianie wymagań obligatoryjnych przez oferenta. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany docelowego zakresu umowy w zależności od przebiegu negocjacji z przyszłym Wykonawcą.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty w następujących przypadkach:

•           zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferenta do złożenia wyjaśnień dotyczących zaproponowanej przez niego ceny w przypadku, gdy cena ta jest niższa o co najmniej 30% od pozostałych złożonych ofert lub wartości zamówienia (w przypadku, gdy została złożona jedna oferta).

•           gdy oferta uzyska w kryteriach jakościowych łącznie mniej niż 50% łącznej maksymalnej liczby punktów, które oferta może w tych kryteriach otrzymać.

•           gdy nie spełni warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt. 4.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z oferentami, którzy wezmą udział w niniejszym postępowaniu.

W przypadku, gdy cena oferty uznanej, wg powyższych kryteriów (w tym po uwzględnieniu ew. negocjacji cenowych), za najkorzystniejszą, przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu niniejszego zamówienia, może on wówczas unieważnić niniejsze zapytanie ofertowe.

 

8. Termin składania ofert: 25 lutego 2019r. do godziny 16:00

Ofertę prosimy przesłać pocztą na adres: Biuro Rozwoju Gospodarczego Urzędu m.st. Warszawy, ul. Smolna 4, 00-375 Warszawa ( decyduje data wpływu),

lub pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie, Małgorzata Dąbkowska, mdabkowska@um.warszawa.pl

9. Warunki zmiany umowy i inne postanowienia istotne dla realizacji przedmiotu zamówienia:

Umowa dot. realizacji zamówienia określonego w niniejszym zapytaniu ofertowym może zostać zmieniona, jeżeli nastąpi zmiana okoliczności uniemożliwiająca realizację zamówienia zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.

W przypadku gdy cena wybranej najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu niniejszego zamówienia, może on wówczas odstąpić od podpisania umowy. 

 

 

Pliki do pobrania

  1. 1.
    Zapytanie ofertowe
    (plik: skan_2019-02-14_12-55-08-695_0001.pdf, rozmiar pliku: 2319.89 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    Zał. nr 1 - Formularz ofertowy
    (plik: zalacznik_nr_1_do_zapytania_ofertowego.docx, rozmiar pliku: 14.71 KB)
    Pobierz
  3. 3.
    Zał. nr 2 - Oświadczenie oferenta
    (plik: zalacznik_nr_2_do_zapytania_ofertowego.docx, rozmiar pliku: 12.72 KB)
    Pobierz