Informator Europejski

Informator Europejski

Czy wiesz, że...

6,7 mld zł

 to łączna kwota, która wpłynęła na konto m. st. Warszawy z UE w latach 2005-2017

Budowa II linii metra

to największa spośród realizowanych w Polsce inwestycja samorządowa, która uzyskała dofinansowanie z Funduszu Spójności.

10,4 mld zł

to kwota pozyskana ze środków Unii Europejskiej w latach 2007-2013.

17,5 mld zł

to łączna wartość dofinansowania projektów miejskich

10 tys. zł

przypada ze środków unijnych na każdego mieszkańca Warszawy.

Facebook

Zapytanie ofertowe dot. szkolenia: Kurs kancelaryjno-archiwalny I i II st.

Increase Normal Decrease
opublikowano: Piątek, 13 Kwietnia, 2018 - 15:15, bborawska

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1.        OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:

Usługa w zakresie szkoleń/kursów zawodowych, polegająca na przeprowadzeniu szkolenia zawodowego pn. Kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia dla 4 uczestników projektu „START DO PRACY - program aktywizacji społeczno - zawodowej niepełnosprawnych mieszkańców Warszawy” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - zakończonego egzaminem sprawdzającym i uzyskaniem stosownych kwalifikacji poświadczonych certyfikatem lub innymi dokumentami potwierdzającymi uzyskane kwalifikacje, rozpoznawalnymi i uznawalnymi w danym środowisku, sektorze  lub branży. Jeżeli kwalifikacje uzyskiwane w ramach szkolenia są objęte certyfikacją zewnętrzną, Wykonawca  umożliwi Uczestnikowi przystąpienie do egzaminu zewnętrznego lub uzyskanie uprawnień do wykonania zawodu unormowanych w rozporządzeniach właściwego ministra. Warunkiem zakończenia udziału Uczestnika w szkoleniu jest udział w egzaminie mającym na celu weryfikację kompetencji i kwalifikacji zawodowych nabytych podczas szkolenia. Wydane dokumenty będą potwierdzać kwalifikacje do wykonywania określonych czynności i zadań zawodowych oraz posiadane umiejętności, kompetencje i wiedzę we wskazanym zakresie.

 

1)         Zakres szkolenia powinien składać się z I oraz II stopnia, tj. :

  • zakres tematyczny kursu I stopnia, m.in.:
  1. Prawne podstawy postępowania z dokumentacją.
  2. Dokumentacja niejawna.
  3. Rodzaje i postać dokumentacji współczesnej.
  4. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji i okresy przechowywania najważniejszych akt kat. archiwalnej B.
  5. Organizacja pracy kancelaryjnej w tym ćwiczenia z praktycznego posługiwania się wykazem akt.
  6. Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego.
  7. Archiwizowanie dokumentacji, w tym nie aktowej.
  8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
  9. Postępowanie z dokumentacją likwidowanych jednostek organizacyjnych.
  10. Komputerowe systemy zarządzania dokumentacją w archiwach  zakładowych.
  • zakres tematyczny kursu II stopnia, m.in.:
  1. Organizacja i prowadzenie kancelarii aktotwórcy.
  2. Rozgraniczanie zespołów archiwalnych i ich rodzaje.
  3. Ustalanie przynależności zespołowej.
  4. Archiwizowanie materiałów archiwalnych, sporządzanie noty przy przekazywaniu akt do archiwum państwowego.
  5. Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej.
  6. Archiwizowanie innych rodzajów dokumentacji.
  7. Systemy ewidencji zasobu archiwalnego.

 

2)         Program szkolenia powinien obejmować łącznie minimum 60 godzin dydaktycznych oraz dodatkowy czas niezbędny na przeprowadzenie egzaminu.

3)         Szkolenie powinno być zakończone wydaniem zaświadczenia o ukończeniu szkolenia zawodowego, poświadczającego udział w szkoleniu zawodowym oraz wydaniem certyfikatu lub innego dokumentu rozpoznawalnego i uznawalnego w środowisku, sektorze lub branży, poświadczającego udział w szkoleniu zawodowym i potwierdzającego uzyskane kwalifikacje i uprawnienia uznawane w krajach UE, które można uznać za kwalifikację na potrzeby mierzenia wskaźników monitorowania EFS.

4)         Szkolenie powinno być zakończone egzamin przeprowadzonym przez Instytucję Certyfikującą
lub Wykonawca zapewni, że szkolenie zakończy się:

  • Wydaniem certyfikatu z opisem efektów uczenia się,
  • Egzaminem, który zostanie przeprowadzony z zapewnieniem rozdzielności funkcji procesów kształcenia oraz walidacji,
  • Wykonawca przedstawi pozytywne rekomendacje od co najmniej 5 pracodawców danej branży
    lub związku branżowego, zrzeszającego pracodawców danej branży.

2.   WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

1)         Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia zajęć teoretycznych i praktycznych.

2)         Warunkiem zakończenia udziału uczestników w szkoleniu jest przystąpienie do egzaminu mającego na celu weryfikację kompetencji i kwalifikacji zawodowych nabytych podczas szkolenia. Wydane dokumenty będą potwierdzać kwalifikacje do wykonywania określonych czynności i zadań zawodowych oraz posiadane umiejętności, kompetencje i wiedzę we wskazanym zakresie.

3)         Jeżeli kwalifikacje uzyskiwane w ramach szkolenia są objęte certyfikacją zewnętrzną, Wykonawca umożliwi uczestnikom przystąpienie do egzaminu zewnętrznego lub uzyskanie uprawnień do wykonania zawodu unormowanych w rozporządzeniach właściwego ministra.

4)         Koszt zorganizowania i przeprowadzenia egzaminu, w tym ewentualne wynagrodzenie instytucji egzaminującej i koszt wydania certyfikatu, leży po stronie Wykonawcy i nie stanowi pozycji odrębnej od kosztów zakupu przedmiotu zamówienia w Formularzu ofertowym, i tym samym nie jest odrębnym kosztem, podlegającymi odrębnej wycenie. Wykonawca nie otrzyma odrębnego wynagrodzenia za zorganizowanie i zapewnienie przeprowadzenia egzaminu dla Uczestnika, z tego względu koszty przeprowadzenia tych czynności należy wkalkulować w cenę oferowaną za realizację przedmiotu zamówienia.

5)         Zamawiający nie dopuszcza prowadzenia zajęć w formie kształcenia na odległość ani w formie
e-learningu.

6)         Wykonawca zobowiązuje się do zakończenia szkolenia do 13 sierpnia 2018 r.

7)         Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięcia terminu realizacji zamówienia o 30 dni bądź wcześniejszego zakończenia zamówienia.

8)         Wykonawca zobowiązany jest do organizacji szkolenia na terenie m.st. Warszawy zgodnie z harmonogramem ustalonym z Zamawiającym.

9)         Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż 1 godzina wymieniona w opisie zamówienia oznacza 45 minut. Przerwy – minimum 1 przerwa 15 minutowa na 90 minut zajęć dydaktycznych.

10)      Wykonawca odpowiednio oznaczy logotypem Europejskiego Funduszu Społecznego i Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 sale w których odbywają się zajęcia oraz powstałe materiały szkoleniowe i pomoce dydaktyczne.

11)      Wykonawca zobowiązuje się do informowania uczestnika o współfinansowaniu szkolenia i egzaminu ze środków Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego.

12)      Wykonawca zobowiązany będzie do informowania koordynatora Zamawiającego niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym od zaistnienia zdarzenia  (telefonicznie lub e-mailem), o zaistniałych trudnościach w realizacji zadania, które mogą polegać np. na:

  1. nieobecności uczestnika,  
  2. zmianach w harmonogramie zajęć,  

13)      W ramach realizacji zadania Wykonawca zagwarantuje wykwalifikowaną kadrę, która zapewni właściwe i bezpieczne warunki realizacji zadania. Trener prowadzący szkolenie obligatoryjnie będzie posiadał będzie posiadał wykształcenie wyższe/zawodowe lub certyfikat/zaświadczenie/inne dokumenty umożliwiające przeprowadzenie danego szkolenia oraz doświadczenie umożliwiające przeprowadzenie danego szkolenia. 

14)      W przypadku braku możliwości wykonania przedmiotu zamówienia przez osoby wskazane przez Wykonawcę, Oferent zobowiązany będzie zapewnić zastępstwo, z zastrzeżeniem, że nowa kadra posiadać będzie co najmniej równoważne doświadczenie zawodowe oraz uprawnienia do przeprowadzania szkoleń, jak wykazane pierwotnie. 

15)      Wszelkie koszty związane z realizacją zadania m.in. koszt trenerów, koszt materiałów szkoleniowych i pomocy dydaktycznych, koszty egzaminów i ubezpieczenia prowadzących na czas wykonywania zadania ponosi Wykonawca.

16)      Wykonawca gwarantuje bezpieczeństwo osób i mienia podczas wykonywania usługi. Za wszelkie roszczenia z tytułu zdarzeń lub wypadków odpowiada Wykonawca.

17)      Odpowiedzialność wobec uczestników szkolenia z tytułu szkód poniesionych w związku
ze świadczeniem usługi ponosi wyłącznie Wykonawca. Na nim też spoczywa obowiązek ubezpieczenia się od wszystkich ryzyk związanych ze świadczeniem usługi.

18)      Wykonawca zapewni uczestnikom materiały szkoleniowe oraz podstawowe pomoce dydaktyczne (m.in. skrypt dotyczący szkolenia, notatnik, długopis i ołówek automatyczny z gumka, zakreślacz), które przechodzą na własność uczestnika projektu.

19)      Wykonawca zobowiązuje się do nieobciążania uczestnika żadnymi dodatkowymi kosztami.

20)      Wykonawca zobowiązuje się zapewnić niezbędny sprzęt umożliwiający prawidłową realizację zamówienia.

21)      W ramach realizacji zadania, Wykonawca zobowiązany będzie do prowadzenia następującej dokumentacji:

  1. Prowadzenia listy obecności na zajęciach, która musi być oznaczona logotypami, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 (Zał. nr 3 zapytania ofertowego).
  2. Prowadzenia listy odbioru materiałów szkoleniowych, która musi być oznaczona logotypami, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 (Zał. nr 3 zapytania ofertowego).
  3. Prowadzenie dokumentacji fotograficznej z realizowanego szkolenia.

22)      Wykonawca zobowiązany jest opracować szczegółowy program szkolenia, który powinien uwzględniać zakres tematyczny zawarty w pkt.1 (Opis Przedmiotu Zamówienia). Ww. program powinien być opracowany zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

23)      Wykonawca zobowiązuje się do przekazania, w terminie 5 dni od zakończenia wszystkich zajęć dokumentów potwierdzających ich odbycie, w tym list obecności, kopii uzyskanych zaświadczeń
oraz certyfikatów.

24)      Zamawiający dopuszcza możliwość aby uczestnicy dołączyli do istniejącej/tworzącej się grupy szkoleniowej na danym szkoleniu, z zastrzeżeniem prowadzenia osobnej dokumentacji
dla uczestnika kierowanego na szkolenie przez Zamawiającego.

25)      Zamawiający zastrzega, iż w przypadku pisemnej rezygnacji ze szkolenia przez uczestnika projektu przed rozpoczęciem  szkolenia, wynagrodzenie nie zostanie wypłacone  za szkolenie, natomiast w przypadku rezygnacji uczestnika w trakcie realizacji szkolenia, wynagrodzenie zostanie pomniejszone proporcjonalnie o niezrealizowaną część szkolenia.

26)      Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli prowadzonego szkolenia zawodowego, w tym niezapowiedzianej, przez uprawnione organy nadzoru i kontroli. Kontrola może zostać przeprowadzona w miejscu realizacji szkolenia zawodowego.

27)      Wykonawca winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. 2016 poz. 922). Oferent zobowiązuje się do ochrony danych osobowych Uczestnika projektu
oraz przetwarzania tych danych tylko dla potrzeb prowadzenia określonego kursu zawodowego zgodnie
z ustawą o ochronie danych osobowych.

3.             WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO  ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

1)         Sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewniająca wykonanie przedmiotu zamówienia (oświadczenie),

2)         Posiadany potencjał techniczny niezbędny do realizacji zamówienia (oświadczenie),

3)         Dysponowanie kadrą niezbędną do realizacji zamówienia (oświadczenie),

4)         Potwierdzenie, że dany certyfikat/dokument można uznać za kwalifikację na potrzeby mierzenia wskaźników monitorowania EFS dot. uzyskiwania kwalifikacji (oświadczenie),

5)         Wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (kserokopia),

6)         Zakończenie szkolenia do 13 sierpnia 2018 r. (oświadczenie),

7)         Potwierdzenie o niepodleganiu wykluczeniu z jakiegokolwiek powodu wymienionego w treści zapytania ofertowego w przedmiotowej sprawie (oświadczenie).

4.             KRYTERIA OCENY  OFERTY:

1)         Cena brutto – 60%, przy czym 60 punktów otrzymuje oferent przedstawiający najniższą cenę;

2)         Doświadczenie wykonawcy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie – 40% (10 pkt za zrealizowane szkolenie w zakresie objętym zamówieniem, nie więcej jednak niż 40 pkt).

Doświadczenie musi być wykazane poprzez dokumenty potwierdzające wykonanie zadania –  np. referencje i/lub protokoły odbioru (tabela nr 1).

 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

5.             TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: od dnia rozpoczęcia szkolenia,  nie dłużej niż do 13.08. 2018r.

1)         Szczegółowy harmonogram szkoleń zostanie uzgodniony z Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty.

2)         Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia umownych kar finansowych za nie dotrzymanie harmonogramu realizacji przedmiotu zamówienia.

3)         Wysokość kar finansowych zostanie ostatecznie ustalona w umowie zawartej z Oferentem wybranym w drodze zapytania ofertowego.

6.             TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1)         Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
wraz z załącznikami oraz Program szkolenia stanowiący Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Plik stanowiący załącznik do e-maila nie może przekraczać 10 MB.

2)         Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie ext.awagner@um.warszawa.pl do dnia 20 kwietnia.2018r.

 7.             INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1)         W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

2)         Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

3)         Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4)         Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.

5)         Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej  oferty.

6)         Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy wartość oferty przewyższa kwotę środków przeznaczonych na zamówienie.

7)         W przypadku uchylania się Wykonawcy od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega możliwość podpisania umowy z następnym w kolejności Wykonawcą.

8)         Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia wartości zamówienia, w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonego w umowie.

Pliki do pobrania

  1. 1.
    Zapytanie ofertowe
    (plik: zapytanie_ofertowe.pdf, rozmiar pliku: 2476.72 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    zał. nr 1 Formularz oferty
    (plik: zal._nr_1_formularz_oferty.doc, rozmiar pliku: 1710 KB)
    Pobierz
  3. 3.
    zał. nr 2 program szkolenia i zał nr 3 lista obecności
    (plik: zal_nr_2_program_szkolenia_i_zal_nr_3_lista_obecnosci.doc, rozmiar pliku: 1735.5 KB)
    Pobierz