Zwracam się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1.    Przedmiot zamówienia: przeprowadzenie dwóch zamkniętych warsztatów w formie online dla dwóch grup uczestników (grupa I - poranna i grupa II - popołudniowa), podzielonych na dwie części w ramach każdego dnia warsztatów (2 x po 3h); - w sumie dla dwóch zamkniętych warsztatów min. 12h, w temacie:     

• „Bezpłatne programy i aplikacje internetowe użyteczne podczas robienia prezentacji, materiałów promocyjnych oraz dydaktycznych.” (2 warsztaty)

Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektu pn. „Punkt Informacji Europejskiej Europe Direct – Warszawa”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej i realizowanego przez Biuro Funduszy Europejskich i Polityki Rozwoju Urzędu m.st. Warszawy.

Uczestnicy warsztatów: Maksymalnie 80 osób (max. po 40 osób każdy z warsztatów). Wykonawca przekaże Zamawiającemu 80 dostępów (linków) do udziału w warsztatach online. Rekrutacja uczestników oraz przekazanie uczestnikom dostępu do szkolenia leży po stronie Zamawiającego. Wykonawca zapewni Zamawiającemu dodatkowe 4 dostępy do udziału w obydwu warsztatach w celu weryfikacji liczby uczestników jak i jakości przeprowadzanego szkolenia. Uczestnikami warsztatów będą mieszkańcy Warszawy i okolicznych gmin, zainteresowani rozwojem swoich kompetencji cyfrowych, prowadzący lub planujący prowadzić online różnego rodzaju prezentacje, działania promocyjne, informacyjne czy dydaktyczne.

Lokalizacja warsztatów: Zamknięte warsztaty online przeprowadzone na wybranej przez Wykonawcę platformie, umożliwiającej bezpośredni streaming swojej prezentacji, filmów, zadawanie pytań przez uczestników szkolenia np. Microsoft Teams, ZOOM, Cisco Webex, Discord itp. Każdy uczestnik warsztatów otrzyma link oraz hasło umożliwiające dostęp do szkolenia.

Program warsztatów: Wykonawca zobowiązany jest do opracowania - zgodnie z tematyką określoną
w treści zapytania - i złożenia wraz z ofertą propozycji programu warsztatów szkoleniowych. Program ten będzie podlegał ocenie w ramach kryterium wskazanym w pkt. 7 lit. b niniejszego zapytania. Program warsztatów szkoleniowych musi zawierać propozycję harmonogramu godzinowego warsztatów.

Materiały szkoleniowe: Wykonawca zobowiązany jest do opracowania oraz dostarczenia materiałów szkoleniowych w wersji elektronicznej Zamawiającemu, który rozpowszechni je drogą mailową wśród uczestników warsztatów. Materiały muszą być oznakowane zgodnie z zasadami opisanymi na stronie http://symbole.um.warszawa.pl/ i wskazanymi przez Zamawiającego logotypami oraz zawierać informację o współfinansowaniu warsztatów ze środków Unii Europejskiej.

Wykonawca przygotuje w języku polskim i przekaże program oraz materiały warsztatowe do akceptacji Zamawiającego drogą e-mailową na adres europedirect-warszawa@um.warszawa.pl najpóźniej na
4 dni przed rozpoczęciem warsztatów.

Przebieg warsztatów: Wykonawca odpowiada za przebieg warsztatów w tym m.in. za wyciszanie mikrofonów, udzielanie głosu w celu zadania pytania, przeprowadzenie przerwy, itp.

Zaświadczenia: Wykonawca zobowiązany jest wydać każdemu uczestnikowi zaświadczenie/certyfikat
o ukończeniu warsztatów do wydrukowania, oznakowane zgodnie z przedstawionymi powyżej zasadami dotyczącymi materiałów szkoleniowych i zaakceptowane uprzednio przez Zamawiającego. Zaświadczenia zostaną przesłane uczestnikom po ukończeniu warsztatów i przesłaniu przez nich ankiety ewaluacyjnej.

Ankieta ewaluacyjna: Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania – w porozumieniu
z Zamawiającym – ankiety mającej na celu ewaluację warsztatów przez uczestników. Wykonawca przekaże Zamawiającemu podsumowanie/raport z przeprowadzonej ankiety ewaluacyjnej najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia warsztatów.

Tematyka warsztatów szkoleniowych: Celem warsztatów jest przybliżenie uczestnikom szerokiego spektrum bezpłatnych narzędzi, aplikacji i programów dostępnych w Internecie dzięki czemu nabędą oni nowe, wartościowe i praktyczne umiejętności oraz kompetencje, służące atrakcyjniejszemu prezentowaniu treści onilne: przygotowywania prezentacji, podejmowania działań promocyjnych, informacyjnych czy edukacyjno-dydaktycznych, prowadzenia zajęć, lekcji, wykładów, etc. Każdy warsztat powinien składać się w 50% z części merytorycznej (wprowadzenie do tematu, wyjaśnienie problematyki, wykład) i w 50% z części praktycznej (ćwiczenia, zadania indywidualne lub grupowe dla uczestników).

Program warsztatów „Bezpłatne programy i aplikacje internetowe użyteczne podczas robienia prezentacji, materiałów promocyjnych oraz dydaktycznych” obligatoryjnie powinien obejmować zagadnienia:

• Prawa autorskie, czyli kiedy i w jaki sposób możemy korzystać z zasobów Internetu
• Wolne licencje, otwarte zasoby multimedialne, czyli skąd bezkarnie możemy kopiować zdjęcia
• Tworzenie bibliotek własnych zasobów
• Unowocześnienie warsztatu pracy
• Przedstawienie i omówienie bezpłatnych programów i aplikacji internetowych np.:
  • Programy graficzne i do obróbki obrazów jak i banki zdjęć z bezpłatnymi grafikami (np. GIMP, Pixabay),
  • Programy do tworzenia prezentacji i grafik multimedialnych (np. Genial.ly, CANVA),
  • Programy do tworzenia interaktywnych quizów lub ankiet (np. slido.com, Kahoot!)
• Wykonawca zaproponuje ponadto inne, nie wymienione przez Zamawiającego bezpłatne aplikacje i programy dostępne w Internecie.

2.   Inne istotne warunki realizacji zamówienia:

1. Oferta na powyżej opisany przedmiot zamówienia powinna zostać przesłana na Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) wraz z CV trenerów/wykładowców, którzy będą prowadzić warsztaty oraz programem warsztatów.
2. Wykonawca zobowiązany jest wraz z ofertą dostarczyć wypełnione oświadczenia określone
   w załączniku nr 2 oraz oświadczenia trenerów/wykładowców, których wzór stanowi załącznik nr 4.
3. Niezałączenie do oferty któregokolwiek z dokumentów, o których mowa w pkt 2a lub 2b, będzie traktowane jako niespełnienie warunków udziału w niniejszym postępowaniu.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Oferty wariantowe nie będą brane pod uwagę.
6. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem warsztatów w formie online, ew. opłaceniem dostępu uczestników do platformy pokrywa Wykonawca. Udział w warsztatach jest dla uczestników całkowicie nieodpłatny.
7. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy posiadają niezbędne zaplecze kadrowe, merytoryczne oraz techniczne niezbędne do realizacji zamówienia.
8. Zamawiający dopuszcza możliwość wnoszenia uwag do podlegającego ocenie w ramach kryterium oceny ofert, przedstawionego przez Wykonawcę programu warsztatów szkoleniowych.
9. W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie warsztatów, Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od podpisania umowy.

3.    Termin realizacji zamówienia: do 10.12.2020 r.

Warsztaty na temat: „Bezpłatne programy i aplikacje internetowe użyteczne podczas robienia prezentacji, materiałów promocyjnych oraz dydaktycznych”

Część 1 – w dniu 1 grudnia 2020 roku:

godz. 10:00 – 13:00 (grupa I),

godz. 17:00 – 20:00 (grupa II)

Część 2 – w dniu 3 grudnia 2020 roku:

godz. 10:00 – 13:00 (grupa I),

godz. 17:00 – 20:00 (grupa II)

4.   Warunki udziału w postępowaniu: 

1. Udokumentowane doświadczenie każdego Wykładowcy w przeprowadzeniu - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie - min. 5 warsztatów, seminariów lub szkoleń z tematyki dotyczącej warsztatu, do prowadzenia którego jest proponowany (tj. 5 warsztatów/szkoleń/seminariów
   z obszaru tematycznego dotyczącego bezpłatnych programów i aplikacji internetowych użytecznych w pracy lub podnoszenia kompetencji cyfrowych). Wykonawca zobowiązany jest dołączyć dowody, że warsztaty/szkolenia/seminaria wykonane zostały należycie (np. referencje, protokoły odbioru zamówienia).
2. Szkolenia/warsztaty/seminaria, o których mowa w pkt. 4a muszą być zrealizowane zgodnie z ogólnie obowiązującą definicją, tj. szkolenie to zorganizowane działanie i forma doskonalenia umiejętności, podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych w wielu obszarach, prowadzone w określonym miejscu i czasie,  wg określonej metodyki i zgodnie z przyjętym programem, którego celem jest dostarczenie wiedzy /lub/i doskonalenie, ćwiczenie umiejętności lub/i kształtowanie / zmiana postaw, czyli zwiększenie poziomu/zakresu kompetencji uczestników. Według tej definicji szkolenie trwające zgodnie z programem dłużej niż jeden dzień, traktowane jest jako jedno szkolenie. Akceptowane będą również szkolenia będące częścią większego bloku (np. w ramach przedmiotu prowadzonego na uczelni wyższej).
3. Trenerzy/wykładowcy dedykowani do przeprowadzenia warsztatów szkoleniowych posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

5. Kryteria oceny ofert:

1. Cena brutto oferty,
2. Program warsztatów

6. Wagi punktowe lub procentowe poszczególnych kryteriów oceny ofert:

Cena brutto oferty (60%)  - maksymalnie 60 pkt 

Program warsztatów (40%) - maksymalnie 40 pkt 

Ocena końcowa oferty = Cena brutto oferty + Program warsztatów  

7. Opis sposobu przyznania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert:

A.   Cena brutto oferty - 60%.

Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

                                 cena najniższej oferty brutto

Liczba punktów =  ------------------------------------------  x100 x 60%

                                 cena badanej oferty brutto

B.    Program warsztatów - 40%.

Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

                                   punkty przyznane oferentowi

Liczba punktów =  --------------------------------------------- x 100 x 40%

                       maksymalna możliwa do zdobycia liczba punktów

Program warsztatów zostanie oceniony według skali opisanej poniżej:

a) Część merytoryczna – związana z poziomem merytorycznym programu, zakresem tematycznym, poziomem szczegółowości opisu poszczególnych zagadnień programu warsztatu. Punktacja od 0 do 20 punktów.

• 20 pkt: najwyższy poziom merytoryczny: zakres tematyczny zawiera spójne z tematyką warsztatów elementy dodatkowe oraz bardzo wysoki poziom szczegółowości opisu poszczególnych zagadnień programu. Program warsztatów w najwyższym stopniu spełnia oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium, zawiera omówienie ponad 13 programów i aplikacji.
• 15 pkt: wysoki poziom merytoryczny: zakres tematyczny programu uwzględnia założenia tematyki warsztatów oraz zawiera wysoki poziom szczegółowości opisu poszczególnych zagadnień programu. Program szkolenia w dużym stopniu spełnia oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium, zawiera omówienie od 11 do 12 programów i aplikacji.
• 10 pkt: dostateczny poziom merytoryczny: zakres tematyczny programu uwzględnia założenia tematyki warsztatów oraz zawiera niski poziom szczegółowości opisu poszczególnych zagadnień programu. Program szkolenia w zadowalającym stopniu spełnia oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium, zawiera omówienie od 8 do 10 programów i aplikacji.
•  5 pkt: niski poziom merytoryczny: zakres tematyczny programu nie uwzględnia założeń tematyki warsztatów oraz przedstawia bardzo ogólny opis zagadnień programu. Program szkolenia w bardzo niskim stopniu spełnia oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium, zawiera omówienie od 5 do 7 programów i aplikacji.
• 0 pkt: niedostateczny poziom merytoryczny: zakres tematyczny programu nie uwzględnia założeń tematyki warsztatów, nie zawiera opisu zagadnień programu lub opis zagadnień nie jest dostosowany do tematu. Program szkolenia w bardzo niskim stopniu spełnia oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium, zawiera omówienie mniej niż 5 programów i aplikacji.

b) Część praktyczna - związana z wymiarem praktycznym programu, technikami użytymi podczas warsztatów. Punktacja od 0 do 20 punktów.

• 20 pkt: Program szczegółowo opisuje przebieg minimum 4 interaktywnych ćwiczeń, spełniając w najwyższym stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.
• 15 pkt: Program szczegółowo opisuje przebieg minimum 3 interaktywnych ćwiczeń, spełniając w najwyższym stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.
• 10 pkt: Program szczegółowo opisuje przebieg minimum 2 interaktywnych ćwiczeń, w dużym stopniu spełniając oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.
• 5 pkt: Program szczegółowo opisuje przebieg minimum 1 interaktywnego ćwiczenia,
  w zadowalającym stopniu spełniając oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.
• 0 pkt: Program nie przewiduje w ogóle interaktywnych ćwiczeń, angażujących Uczestników warsztatów, w bardzo niskim stopniu spełniając oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.

Ostateczną ocenę oferty stanowi suma punktów obliczonych zgodnie z wzorami wskazanymi w pkt 7 lit A, B. Zgodnie z przyznanymi punktami Komisja oceniająca stworzy ranking oferentów.

8.  Termin składania ofert: 12.11.2020 r. W przypadku ofert przesłanych pocztą liczy się data wpływu. W sytuacji, gdy oferta będzie przesyłana pocztą, Wykonawca ma obowiązek poinformowania o tym Zamawiającego telefonicznie lub mailowo do dnia 12.11.2020 r.

9.  Warunki zmiany umowy: umowa dot. realizacji zamówienia określonego w niniejszym zapytaniu ofertowym może zostać zmieniona, jeżeli nastąpi zmiana okoliczności niezależna od zamawiającego lub wykonawcy, uniemożliwiająca realizację zamówienia zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.

10. Oferenci na etapie składania ofert zobowiązani są do złożenia oświadczenia, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

11. W załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego została określona klauzula informacyjna
o przetwarzaniu danych osobowych, z którą wykonawca oraz trener/wykładowca ma obowiązek zapoznania się.

12. Trenerzy/wykładowcy, którzy będą prowadzić warsztaty, są zobowiązani na etapie składania Oferty przez wykonawcę do złożenia oświadczenia, zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

13. Ofertę prosimy przesłać pocztą na adres:

Adres pocztowy: Biuro Funduszy Europejskich i Polityki Rozwoju Urzędu m.st. Warszawy

pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, z dopiskiem „Oferta na przeprowadzenie warsztatów edukacyjnych dla Europe Direct – Warszawa”.

Mail: europedirect-warszawa@um.warszawa.pl  (w tym wypadku proszę zwrócić się o potwierdzenie otrzymania od nas oferty). W związku z obowiązującym stanem epidemicznym preferujemy przesyłanie ofert pocztą elektroniczną.

Osobą prowadzącą postępowanie jest Pani Katarzyna Gruba tel. (+48)22 443 03 69.